Como Escrever E-mails Formais em inglês? (Guia Completo)

Quando você vai escrever um e-mail formal em inglês, você tem que saber que existe o que diz a regra e o que realmente acontece na realidade.

Pensa em alguém aprendendo português.

É possível que a pessoa aprenda que para escrever um e-mail mais formal para alguém que ela não conhece, a saudação adequada é “Caro/Cara” ou “Prezado/Prezada” e que ela deve terminar com “Atenciosamente”.

No entanto, de forma geral, a não ser em situações realmente específicas, não é assim que escrevemos no dia-a-dia do trabalho, mesmo quando estamos contratando uma pessoa pela primeira vez.

Nesse ponto, os americanos são muito parecidos conosco.

Trabalhando com falantes nativos do inglês – e aqui estou falando de americanos, não tenho muita experiência com falantes nativos de outros países – percebi que muitas vezes eles não costumam ser tão formais assim nos e-mails, mesmo quando estão entrando em contato pela primeira vez.

Às vezes, eles acham até engraçado que nativos de outras línguas sejam tão formais ao começar com “Dear + Mr sobrenome”.

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Acredito que essa diferença venha principalmente porque muitas línguas europeias têm uma distinção muito clara, já na fala, entre formal e informal.

No alemão e no francês, por exemplo, existem pronomes diferentes para o “você” formal e o “você” informal.

Embora jovens costumam tratar-se sempre pelo pronome informal entre si, costuma-se levar a sério o uso do pronome formal ao dirigir-se a alguém pela primeira vez, ou alguém com quem não se tem muita intimidade, como ao pedir uma informação na rua para um desconhecido.

Um francês certamente achará rude se você for pedir uma informação tratando-o pelo pronome informal.

No inglês, assim como no português do Brasil, não existe essa distinção.

Nós temos “senhor” e “senhora”, mas não temos um pronome específico para formal e informal.

Diferente do português de Portugal, em que o “tu” ainda é usado e o “você” tem uma conotação formal, como, de forma geral, no português do Brasil, não usamos mais o “tu”, o “você” cumpre ambas as funções. Da mesma forma, no inglês, “you” é “you” e você usa tanto para falar com seu amigo quanto para falar com um desconhecido na rua.

Calma, não estou dizendo para você se arriscar e mandar logo um e-mail falando: “Hi, fulano”.

Se você está inseguro, é melhor pecar pelo excesso e usar o tratamento formal.

Afinal, você pode até achar estranho alguém te mandar um e-mail com “Caro fulano”, mas certamente não se sentirá ofendido.

Portanto, não se preocupe em ser mais formal que o necessário.

Estou apenas relatando a minha experiência com falantes nativos.

E de novo: estou falando em relação a falantes americanos.

Pode ser que ingleses, escoceses, irlandeses, australianos etc. sejam mais formais.

Mas em certas situações a formalidade ainda se aplica.

Se você receber uma carta dizendo que foi aceito em Harvard – primeiramente, parabéns – ela certamente não começará com “Hello, fulano”, nem terminará com “Thanks”.

O mesmo se você receber uma carta do governo.

E você também não vai escrever uma carta para o diretor de Harvard – a não ser se ele seja seu amigo – tratando-o informalmente.

O melhor mesmo é você conhecer as possibilidades e entender a situação e, se um americano te mandar um e-mail com uma saudação ou despedidas mais informais, que fogem do que você aprendeu no curso de inglês, não se assuste.

É uma questão cultural e não de desrespeito.

De forma geral, acredito que o que mais muda e o que acaba gerando mais dúvida, são as saudações e as despedidas em cada situação.

A linguagem do corpo do e-mail não costuma gerar tanta dúvida nem mudar tanto.

Vale mais o bom-senso mesmo.

Então vamos começar falando do corpo do e-mail e depois vamos partir para o que a regra diz em relação às saudações e despedidas para cada situação e finalmente para a minha experiência lidando com americanos.

Assunto/ Corpo do e-mail:

Primeiro, é óbvio que você usará uma linguagem mais respeitosa, sem gírias, sem palavrões (isso nem precisa dizer!).

Ao contrário do que aprendemos no curso de inglês, abreviações costumam ser bem aceitas hoje em dia.

Algumas abreviações podem ser evitadas e você pode também evitar usar abreviações em excesso.

Por exemplo, ao invés de escrever “I’ve” prefira escrever “I have”, mas abreviações como “I’m” são perfeitamente aceitáveis.

E aí vai mais do bom senso mesmo.

Se não estiver seguro, simplesmente não escreva abreviações.

Em geral, é legal começar o e-mail dizendo qual é o propósito do e-mail, de forma breve, mas para que a pessoa saiba logo de que se trata.

E, caso a pessoa não saiba quem você é, pode ser interessante se apresentar brevemente, dizendo seu nome e onde você trabalha e /ou com quem você trabalha, se for o caso.

Existem algumas expressões que são muito comumente usadas nos e-mails em inglês. Aqui vão algumas clássicas para cada tipo de situação:

  • Para começar dizendo de que se trata o e-mail:
    • I am writing about à Estou escrevendo sobre
  • Para fazer referência a algo (pode ser um e-mail anterior ou algo que já foi discutido):
    • Regarding the previous e-mail à Em relação ao e-mail anterior
    • Regarding that topic we discussed à Em relação àquele assunto que discutimos
  • Para começar a responder a um e-mail:
    • Thank you for your e-mail à Obrigado pelo seu e-mail
    • Thank you for your contact à Obrigado pelo seu pelo seu contato
  • Para terminar o e-mail dizendo que espera um retorno
    • I am looking forward to hearing from you à Fico esperando seu retorno
  • Para terminar o e-mail dizendo que fica à disposição para quaisquer dúvidas:
    • If you have any questions, feel free to ask à Se você tiver alguma dúvida, sinta-se à vontade para perguntar
    • Should you have any questions/comments, do not hesitate to come back to me à Caso você tenha alguma dúvida ou comentário, não hesite em me contatar
  • Para chamar a atenção do interlocutor para um arquivo anexo:
    • Please find attached the file à Por favor, encontre anexo o arquivo

Saudações e despedidas – O que diz a regra

As saudações, chamadas de greetings em inglês referem-se à forma que você usa para se endereçar ao seu destinatário. Já as despedidas são como você termina o e-mail, antes de colocar o seu nome (o remetente).

De forma geral, quando você vai escrever um e-mail que exige uma linguagem mais formal, existem três possibilidades:

  1. Você está se direcionando a alguém específico que você sabe o nome ou que você conhece, mas que, ainda assim, exige formalidade – Ex: o diretor de Harvard, o CEO da sua empresa
  2. Você está se direcionando a alguém específico, mas que você não sabe o nome – Ex: Você vai mandar seu currículo por e-mail para se inscrever a uma vaga e não sabe o nome do responsável do RH
  3. Você está dando uma informação que pode se direcionar a mais de uma pessoa que você não conhece

O que muda em cada um dos casos é a saudação e a despedida. Vamos a cada um dos casos.

  1. De forma geral, se você está se referindo a uma pessoa específica e sabe seu nome e sobrenome, você vai usar isso ao seu favor para dar um tom mais pessoal ao e-mail.

Saudação:

  • Nesse caso, o mais comum é usar a seguinte saudação: “Dear + sobrenome”.
    • Se você quer ser ainda mais formal, você pode usar “Dear Mr. + sobrenome” no caso de um homem e “Dear Mrs. + sobrenome” no caso de uma mulher. Mas não chega a ser necessário.

Despedida:

  • O famoso “Best Regards” ou simplesmente “Regards” normalmente já cumpre seu papel para dar o tom de formalidade sem exagerar. Nesse caso em que você está se referindo a uma pessoa específica e se endereçando a ela pelo nome, é a forma mais utilizada.
    • Se você realmente quiser ser ainda mais formal, você pode usar “Yours faithfully”, “Yours Sincerely” ou simplesmente “Sincerely”. De todos esses, eu diria que o “Sincerely” é o mais utilizado.
  • Se você não sabe o nome da pessoa, não tem jeito, você vai ter que ser mais geral. Ajuda se você souber se é uma mulher ou um homem.

Saudação:

  • Se você sabe se é uma mulher ou um homem, você vai usar apenas “Dear Madam” ou “Dear Sir”, respectivamente.
    • Se nem isso você sabe, você vai falar simplesmente: “Dear Sir/Madam” ou ainda “Dear Sir or Madam”.

Despedida:

  • Nesse caso, o Best Regards acaba sendo um pouco menos utilizado porque você nem sabe o nome da pessoa.
    • Você pode usar qualquer um dos que mencionei no tópico anterior, mas novamente o “Sincerely” acaba caindo melhor.
  • Em alguns casos, você não sabe nem exatamente a quem você está se referindo – por exemplo, você vai mandar um e-mail fazendo alguma reclamação para uma empresa e você não sabe quem é o departamento que cuida disso e sequer se o endereço de e-mail para o qual você está enviando o e-mail é o correto ou se ele será redirecionado lá dentro para o responsável.

Saudação:

  • Nesse caso, algumas pessoas usam o “To whom it may concern” (Seria algo como “A quem interessar possa”). Eu particularmente acho que isso pode acabar soando meio rude, principalmente se o seu e-mail já for um e-mail de reclamação.
    • Por isso, nesse caso, o bom e velho: “Dear Sir/Madam” é adequado também e, pela minha opinião e experiência, soa melhor.

Se você não sabe se o endereço de e-mail é o correto para entrar em contato sobre aquele assunto, você pode deixar isso claro no final do e-mail, por exemplo:

  • If you are not the correct contact person, please forward it to whom it may concern à Se você não for a pessoa responsável, por favor encaminhe a quem isso disser respeito

Observe que nesse caso, você também usou “to whom it may concern”, mas você não começou o e-mail assim, apenas pediu à pessoa para redirecionar o e-mail caso ela não seja a responsável.  

Despedida:

  • Nesse caso, assim como no anterior, não fica tão bom usar o “Best Regards” e dependendo do tom do seu e-mail, pode ser até que o “Yours faithfully” funcione bem nesse caso.

Vida Real – Minha experiência com americanos no trabalho

A saudação inicial

Não é incomum que um cliente americano, ao mandar um e-mail pela primeira vez para você, não use “Dear + seu sobrenome”, mas comece simplesmente com “Hello + seu primeiro nome” ou até “Hi” e “Hey”. Pense que em português hoje em dia também é normal e aceitável alguém começar um e-mail com “Olá, fulano”. Nesse caso, a formalidade está mais em como o restante da mensagem é escrita do que na saudação.

Ainda mais estranho para mim no início é que, como americanos adoram cortar palavras, eles fazem o mesmo com os nomes – principalmente com nomes que também existem no idioma inglês. Nesses casos, muitas vezes eles acabam tratando a pessoa diretamente pelo “nome encurtado”, mesmo sem perceber.

Certa vez, eu estava nos Estados Unidos com uma colega americana. Ela enviou um e-mail para um fornecedor alemão que se chama “Alexander”. Ela começou o e-mail da seguinte forma: “Hi, Alex”. Depois de ter enviado, ela falou assim: “I hope he goes with ‘Alex’” (Algo como “Eu espero que ele não se importe por eu tê-lo chamado de Alex”). Eu ri, e falei para ela que desde o primeiro e-mail trocado ela o havia chamado de “Alex”. Ela riu e falou que nem percebeu.

Da mesma forma, como eles mesmos costumam tratar os outros pelo nome “encurtado”, muitas vezes quando eu preciso contatar um colega que eu não conheço dos Estados Unidos, alguém fala assim: “Entra em contato com o Ed”. É óbvio que o nome dele é Edward, mas eu acabo mandando o e-mail falando: “Hey, Ed”. E está tudo bem.

A despedida

Dificilmente alguém vai usar “Sincerely”, muito menos “Yours faithfully”. O “Best Regards” ou simplesmente “Regards” é bastante usado, mas já vi gente usar inclusive “Cheers”. Agora, acho que o campeão mesmo, é o “Thanks”. Hoje em dia é como termino a maior parte dos meus e-mails, mesmo quando não estou necessariamente agradecendo algo. Mas porque acho algo simples e singelo, como se você estivesse agradecendo a atenção da pessoa por ter lido até ali.

Portanto, seja lá quem você foi, se você leu até aqui: thanks

Esse texto foi desenvolvido por pessoa que lida com isso diariamente em uma empresa internacional.


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